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Tout savoir sur la géolocalisation de sa flotte automobile

La géolocalisation d’une flotte automobile est un outil qui peut s’avérer particulièrement utile pour les gestionnaires de flotte et les entreprises en général. Quels sont ses avantages ? Que faut-il installer ? Est-ce légal ? Les réponses à toutes les questions sur la géolocalisation de flotte automobile. 

Pourquoi installer un système de géolocalisation de flotte automobile ?

La géolocalisation des véhicules d’une flotte apporte de nombreux avantages aux entreprises et aux gestionnaires de flottes automobiles. 

•    Faciliter la gestion de la flotte : le gestionnaire de flotte peut gérer les véhicules à distance via ordinateur ou téléphone portable. Il suit et analyse les données qui lui sont envoyées en temps réel, et peut délivrer des rappels à chaque conducteur au besoin.  
•    Lutter contre les vols : en toute logique, les systèmes de géolocalisation permettent de retrouver un véhicule dérobé et éventuellement les marchandises qui se trouvent à l’intérieur. 
•    Favoriser l'écoconduite : les données recueillies par la géolocalisation des véhicules permettent d’analyser les habitudes de conduite des collaborateurs (vitesse, freinages brusques, consommation de carburant, etc.), dans le but d’améliorer la sécurité au volant, de réduire les dépenses en carburant ainsi que l’impact environnemental de la flotte. 
•    Optimiser l’activité : certains corps de métier peuvent être favorablement affectés par l’utilisation d’un système de géolocalisation. C’est notamment le cas des services de livraison ou des taxis, par exemple. En effet, l’activité étant répartie selon la localisation des véhicules, la productivité de l’entreprise se voit améliorée. 
•    Faire des économies : les différentes données transmises par un système de géolocalisation permettent à l’entreprise d’effectuer des économies sur différents postes de gestion de la flotte, à l’instar de l'entretien des véhicules et de la consommation de carburant, notamment. 

 

 

Suivi de flotte automobile : quel matériel utiliser ?

Pour suivre de manière efficace une flotte automobile, le système de géolocalisation demande les installations suivantes dans tous les véhicules concernés :

•    un boîtier GPS pour calculer la position des véhicules ;
•    un boîtier GPRS/GSM pour envoyer les données au responsable du suivi de la flotte ;
•    des capteurs et des services en option pour faciliter une remontée précise de l’activité des véhicules ;
•    un logiciel dédié pour visualiser en temps réel l’intégralité de la flotte.
 

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Géolocalisation de flotte automobile : est-ce légal ?

Les employeurs peuvent suivre à distance leurs employés via la géolocalisation de leur flotte. Si cela est tout à fait légal, il faut cependant respecter certaines règles, ou de lourdes sanctions peuvent s’appliquer : jusqu’à 300 000 € d’amende et cinq ans de prison.

 

Identifier et justifier l’objectif de l’installation

Une entreprise ne peut installer de système de localisation dans sa flotte automobile sans l’accord préalable de la Commission nationale de l’information et des libertés (CNIL) et doit alors justifier son choix. Parmi les motifs recevables par la CNIL, on trouve les raisons suivantes : 
•    le suivi du temps de travail lorsqu’aucun autre outil ne peut remplir cette tâche ;
•    la sécurité de l’employé, des marchandises transportées et des véhicules de la flotte ;
•    le suivi pour facturer une prestation de transport en lien avec le véhicule ;
•    l’optimisation du service proposé aux clients de la structure ;
•    le type de transport ou la nature des biens transportés imposant l’installation de ce genre de système.

 

Informer le salarié de l’installation

L’employeur ne peut installer de système de géolocalisation dans le véhicule d’un collaborateur sans l’en informer au préalable. Il peut remettre un courrier en main propre aux personnes concernées, ou ajouter un avenant au contrat de travail, entre autres, pour prévenir ses équipes d’une telle installation. Dans ces documents doivent apparaître l’objectif final du traitement des données personnelles enregistrées, ainsi que les personnes en charge de leur traitement. L’employeur ne peut alors utiliser les données recueillies dans un autre but que celui annoncé dans ces documents. 

Bon à savoir

Les employés peuvent s'opposer à l’installation d’un système de géolocalisation si les conditions légales ne sont pas respectées. 

 

Respecter la vie privée de ses équipes

Un employeur ne peut surveiller ses salariés en permanence. Il doit s’en tenir à leurs horaires de travail. Les salariés doivent pouvoir désactiver le système de géolocalisation en dehors de leurs heures de travail (pause déjeuner, fin de journée et week-end). 

 

Conserver les données collectées pour une durée limitée

Les données recueillies grâce à un système de géolocalisation de flotte ne peuvent être conservées au-delà d’une durée de deux mois, sauf dans certains cas. Lorsqu’une entreprise vise une optimisation des tournées, elle peut étendre la durée de conservation des données jusqu’à un an. Dans de rares situations comme le suivi du temps de travail, les données collectées sont gardées pendant cinq ans maximum.