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Comment gérer le suivi kilométrique de la flotte automobile d’une entreprise

Pour un gestionnaire de flotte automobile, plusieurs facteurs rentrent en compte dans la maîtrise du coût global des véhicules. Parmi ces indicateurs qui doivent être suivis de près faisons un focus sur les kilomètres parcourus par les collaborateurs.

Quelles sont les raisons qui rendent ce suivi kilométrique si important ? Quelles sont les solutions existantes pour simplifier le travail du gestionnaire de flotte ?

gestion de flotte

 

Pourquoi le suivi kilométrique est-il clé dans une entreprise ?

Le principe est simple : chaque kilomètre parcouru par les salariés représente un coût important pour la société. Mesurer, suivre et contrôler ces kilomètres permettra donc de réaliser un suivi fiable du coût au kilomètre quelque soit le volume de la flotte et le type de kilomètres roulés. 

En cas de contrat de location longue durée (LLD) le suivi des kilomètres est primordial pour gérer les véhicules en situation de sur-roulage ou sous-roulage afin d’anticiper des renégociations de contrat selon les besoins réels et éviter des frais de pénalités

En cas d’achat des véhicules, le suivi des kilométrages sera déterminant pour fixer la date et le prix de revente de chaque véhicule. 

Ce suivi kilométrique permettra l’optimisation des kilométrages et donc des coûts qui y sont associés tels que les consommations de carburants et l’entretien des véhicules. 

 

Quelles sont les solutions pour effectuer un suivi kilométrique efficace ?

La télématique embarquée pour des données fiables

La télématique embarquée est l’outil le plus fiable pour réaliser un suivi simple sur des données remontées automatiques des kilométrages des véhicules. Grâce à son offre Fleet Connect, TOTAL MOBILITY propose un espace client ergonomique. Finit les fichiers Excel et les relances auprès des collaborateurs pour tenter d’obtenir un tableau juste.  Gagnez du temps dans la récupération des données et mettez-le au profit de l’étude des données et dans l’analyse de l’usage des véhicules.

 

flotte

 

 

Les avantages des cartes carburants

Les kilométrages peuvent également être transmis aux gestionnaires grâce aux cartes carburant de TOTAL MOBILITY. Il s’agit là de kilométrages déclaratifs sur la base de ce que le collaborateur aura saie lors de sa prise de carburant en station. Ces données doivent être utilisées avec précautions mais le gestionnaire a la possibilité de créer des paramètres qui lui permettront de recevoir des alertes par mails en cas d’anomalie.

 

La bonne gestion des indemnités kilométriques

Dans l’entreprise, les salariés disposant d’un véhicule de fonction peuvent se voir avancer leurs frais ou devoir les régler eux-mêmes avant remboursement. Cette seconde option est souvent retenue pour les salariés effectuant de petites distances et/ou se partageant à plusieurs le même véhicule. Dans ce cas, les avances des salariés sont remboursées par l’entreprise sous forme d’indemnités kilométriques pour chaque dépense de carburant ou de péage. 

Cette méthode permet au gestionnaire de flotte de suivre avec précision les dépenses et les kilomètres parcourus par ses collaborateurs, de suivre leur évolution et de prendre les mesures les plus adaptées au budget de l’entreprise.